Twinfield koppelen aan AI: boekingen opvragen per boekjaar en dagboek
Twinfield is aan AI te koppelen als leeskoppeling. De assistent haalt boekingen op binnen één administratie en één boekjaar, gericht op de periode en het dagboek waar de vraag over gaat, en vermeldt bij elk bedrag of het debet of credit is. Boeken of wijzigen kan hij niet, en dat is een bewuste keuze.
Wat een leeskoppeling op het grootboek oplevert
Boekingen terugvinden
De assistent haalt de boekingen op die bij de vraag horen en toont ze met hun omschrijving, hun datum en hun bedrag. Zo is te zien waar een post in de cijfers vandaan komt, zonder dat iemand in Twinfield hoeft te gaan zoeken.
Binnen de administratie die je aanwijst
Elke vraag draait om één administratie. De koppeling legt vast welke dat is, zodat een antwoord nooit stilzwijgend boekingen uit de boekhouding van een ander bedrijf meeneemt.
Binnen één boekjaar en één periode
Twinfield ordent alles op boekjaar en periode. De assistent blijft daarbinnen en noemt het jaar en de periode bij zijn antwoord, zodat altijd duidelijk is waar een cijfer over gaat.
Gericht op het juiste dagboek
Vraag je naar inkoop, dan krijg je inkoop. De assistent kijkt in het dagboek dat bij de vraag hoort, in plaats van een brede doorsnede op te halen waar je zelf nog doorheen moet.
Bedragen met debet of credit
In een grootboek bepaalt debet of credit het teken van een bedrag. De assistent zet dat er altijd bij, zodat een bedrag uit het antwoord niet als een plus wordt gelezen terwijl het een min is.
Waar een leeskoppeling op Twinfield voor dient
Accountantskantoor
- Situatie
- Bij het samenstellen van een rapportage wil iemand zien welke boekingen in een periode op een bepaald dagboek staan.
- Wat de agent doet
- De assistent haalt de boekingen van dat dagboek op binnen het gekozen boekjaar en de gekozen periode.
- Resultaat
- Een overzicht in het gesprek, zonder dat er een export naar een spreadsheet nodig is.
Financiële administratie
- Situatie
- Een collega vraagt waar een bedrag in de maandcijfers vandaan komt.
- Wat de agent doet
- De assistent zoekt de boekingen in die periode op en toont ze met hun omschrijving en de vermelding debet of credit.
- Resultaat
- De herkomst van een post is meteen duidelijk, ook voor iemand zonder Twinfield-licentie.
Directie
- Situatie
- Voor een bespreking wil iemand weten hoe een kostenpost zich over de periodes van het boekjaar verdeelt.
- Wat de agent doet
- De assistent haalt de boekingen per periode op binnen hetzelfde boekjaar en zet ze op een rij.
- Resultaat
- Een beeld van het verloop, met de mogelijkheid om meteen door te vragen op een periode.
Controle
- Situatie
- Iemand wil nagaan of alle boekingen van een periode in het juiste dagboek terecht zijn gekomen.
- Wat de agent doet
- De assistent haalt de boekingen per dagboek op en meldt wat er in die periode is vastgelegd.
- Resultaat
- Een controle die in het gesprek gebeurt, met de administratie en het boekjaar zichtbaar bij het antwoord.
Administratie, boekjaar en dagboek vastleggen
-
1
Toegang regelen in Twinfield
Een beheerder geeft de koppeling toestemming voor de administratie die je wilt ontsluiten. Die toestemming blijft van jullie en kan weer worden ingetrokken, waarmee de koppeling direct stopt.
-
2
De administratie kiezen
Je geeft aan welke administratie de assistent mag lezen. Werk je voor meerdere administraties, dan richten we ze los in met herkenbare namen, zodat een gebruiker weet welke boekhouding hij aanspreekt.
-
3
Het boekjaar afspreken
Bij het inrichten spreken we af hoe de assistent met het boekjaar omgaat: alleen het lopende jaar of ook eerdere jaren. Dat voorkomt dat een vraag ongemerkt over het verkeerde jaar gaat.
-
4
Wie hem gebruikt en wat je terugziet
Je wijst de rollen aan die de assistent mogen gebruiken. Er is geen mogelijkheid om iets weg te schrijven, en elke vraag komt met de administratie, het boekjaar en de afbakening in het logboek.
Alleen lezen, en dat is een bewuste keuze
Een grootboek is het hart van de financiële verantwoording. Daarom kan de assistent er wel uit lezen, maar er nooit iets in veranderen.
Waar de data staat: Nederland
Geen enkele schrijfmogelijkheid
De koppeling kent alleen het opvragen van boekingen. Er is niets om aan te zetten waarmee er geboekt, gewijzigd of verwijderd kan worden, dus een fout in een gesprek kan de administratie niet raken.
Afbakening hoort bij de veiligheid
Administratie en boekjaar liggen vast in de koppeling. Dat voorkomt niet alleen verkeerde antwoorden, het zorgt er ook voor dat niemand via een gesprek in een boekhouding kijkt die hem niet aangaat.
Beperkt tot de financiële rollen
Je bepaalt welke rollen deze koppeling mogen gebruiken. Voor een algemene assistent op de werkvloer staat hij simpelweg niet in de lijst.
Op een eigen server
Het model draait op een eigen server in Nederland. De boekingen uit Twinfield gaan niet naar een Amerikaanse modelaanbieder en worden nergens voor training gebruikt.
Twinfield en AI: wat beheerders willen weten
Kan ik Twinfield koppelen aan ChatGPT?
ChatGPT heeft geen verbinding met Twinfield en kan er dus niets uit halen. IntraGPT wel, en dan als leeskoppeling binnen de administratie die jullie aanwijzen. Je stelt de vraag in gewone taal en de assistent zoekt de bijbehorende boekingen op, met het boekjaar en de periode erbij.
Werkt IntraGPT met Twinfield?
Ja. Twinfield is een van de boekhoudpakketten waar IntraGPT mee overweg kan, al is het hier bewust alleen lezen. Boekingen opvragen binnen een administratie, een boekjaar, een periode en een dagboek is genoeg voor de meeste vragen die over cijfers gaan.
Wat kost een Twinfield-koppeling?
Het koppelen zit in het traject dat we samen doorlopen. Wat het werk bepaalt is het aantal administraties dat je wilt ontsluiten, welke boekjaren erbij horen en wie de assistent mag gebruiken. Dat zetten we in een eerste gesprek op een rij.
Hoe lang duurt het inrichten?
Zodra de toegang geregeld is en duidelijk is welke administratie erbij hoort, is het aanzetten snel gedaan. De doorlooptijd zit meestal in het regelen van die toegang, want daar is iemand met beheerrechten in Twinfield voor nodig.
Waarom krijg ik een leeg antwoord terug?
Bijna altijd ontbreekt er een stuk afbakening. Twinfield verwacht een administratie en een boekjaar, en zonder die combinatie komt er geen foutmelding maar gewoon niets terug. De koppeling vraagt die gegevens daarom altijd, en in het logboek is terug te zien welke administratie en welk boekjaar zijn gebruikt.
Waarom kan de assistent niets boeken in Twinfield?
Omdat deze koppeling alleen het opvragen van boekingen kent. Er is geen schrijfmogelijkheid, ook niet als je die zou willen aanzetten. Voor een pakket waarin de financiële verantwoording ligt vinden we dat de juiste keuze: cijfers ophalen scheelt tijd, cijfers wegschrijven hoort bij de mensen die de administratie voeren.
Welke administraties en boekjaren zetten we open?
Dat is de belangrijkste keuze bij het inrichten. Een accountantskantoor werkt vaak met veel administraties, en niet iedereen hoeft ze allemaal te kunnen bevragen. We richten per administratie een koppeling in en bepalen daarbij of alleen het lopende boekjaar open gaat of ook eerdere jaren.
Kan de assistent een balans of een jaarrekening opleveren?
Nee. Hij haalt boekingen op, en dat is iets anders dan een samengestelde jaarrekening. Voor een balans of een rapportage blijf je in Twinfield werken. Waar de assistent wel bij helpt is de vraag die daarvoor of daarna komt: waar komt een post vandaan en hoe verhoudt hij zich tot de rest van de periode.