Wrike koppelen aan AI: antwoord uit de projectmappen van je organisatie
Wrike is aan AI te koppelen. De assistent kent de mappen en projecten van jullie omgeving, haalt daaruit de taken op die bij de vraag horen en vertelt wat de stand is en bij wie iets ligt. Op verzoek legt hij een nieuwe taak vast in de map die je aanwijst, met een verantwoordelijke en een datum erbij.
Wat de assistent in de mappen van Wrike opzoekt
Mappen en projecten in beeld
De assistent kent de mappen en projecten van jullie omgeving. Daarmee vindt hij het traject waar een vraag over gaat, ook als iemand alleen de klantnaam of de projectnaam noemt.
Taken binnen een map opvragen
Binnen de gevonden map haalt hij de taken op die bij de vraag horen. Hij houdt de vraag begrensd tot die map, want ongericht zoeken in een grote omgeving levert een lijst op waar niemand iets mee kan.
Kijken bij wie iets ligt
Taken hebben een verantwoordelijke. De assistent kan de vraag toespitsen op één collega, bijvoorbeeld om te zien wat er bij iemand op de rol staat voordat er nieuw werk bij komt.
Onderscheid tussen lopend en afgerond
Hij let op de status van een taak, zodat een vraag over wat er nog moet gebeuren niet volloopt met werk dat vorig kwartaal al is afgerond.
Een taak vastleggen in een map
Een nieuwe taak komt altijd in een map of project terecht, met een titel, een omschrijving, een verantwoordelijke en de datums. De assistent legt hem pas vast nadat je akkoord hebt gegeven op die gegevens.
Waar grotere organisaties hier iets aan hebben
Overheid
- Situatie
- Een afdelingshoofd wil voor het werkoverleg weten welke trajecten deze maand aflopen.
- Wat de agent doet
- De assistent loopt de projecten van die afdeling na en zet er de lopende taken bij met hun verantwoordelijke.
- Resultaat
- Een actueel beeld in het overleg zelf, zonder dat iemand vooraf een rapportage samenstelt.
Vastgoed
- Situatie
- Bij een lopend bouwtraject vraagt een opdrachtgever hoe het met de oplevering staat.
- Wat de agent doet
- De assistent zoekt de map van dat project en leest de openstaande taken en de planning voor.
- Resultaat
- De projectleider antwoordt direct in plaats van na overleg met de projectondersteuning.
Facilitair
- Situatie
- Uit een rondgang komen drie gebreken die in het onderhoudstraject horen te landen.
- Wat de agent doet
- De assistent stelt per gebrek een taak voor in de juiste map, met verantwoordelijke en streefdatum.
- Resultaat
- De meldingen staan dezelfde dag geregistreerd, in plaats van in een mailtje dat blijft hangen.
Programmamanagement
- Situatie
- Voor de kwartaalrapportage moet duidelijk zijn wat er per project is afgerond.
- Wat de agent doet
- De assistent gaat de betrokken mappen langs en scheidt afgeronde van lopende taken.
- Resultaat
- De rapportage begint met een onderbouwd concept in plaats van met een leeg document.
In gebruik nemen
-
1
Verbinding leggen
Je zet Wrike aan in IntraGPT en geeft de koppeling toegang tot jullie omgeving. Die toegang verleent en beëindigt de beheerder zelf.
-
2
Mappen kiezen die meedoen
Je bepaalt welke mappen en projecten binnen bereik vallen. Afdelingen die erbuiten blijven, blijven ook onzichtbaar voor de assistent.
-
3
Wat er uit een map terugkomt
Per vraag komen de taken terug die bij die map en die vraag horen, met hun status, verantwoordelijke en planning. Bestanden en tijdregistratie blijven erbuiten.
-
4
Alleen kijken of ook vastleggen
Je kiest of de assistent alleen mag meekijken of ook taken mag vastleggen. In beide gevallen staat elke actie in het logboek.
Projectinformatie kruist afdelingsgrenzen
In een grotere organisatie staan in Wrike naast gewoon projectwerk ook trajecten die niet iedereen aangaan. De koppeling is daarom per map afgebakend.
Waar de data staat: Nederland
De toegang is van jullie
De verbinding werkt met toegang die jullie beheerder verleent en op elk moment kan beëindigen. Daarna kan de assistent niets meer opvragen.
Afgebakend tot gekozen mappen
Alleen de mappen en projecten die jullie aanwijzen zijn bereikbaar. Een traject over een reorganisatie of een aanbesteding houd je er eenvoudig buiten.
Vastgelegd wat er is gedaan
Elke opvraag en elke vastgelegde taak komt in het logboek. Zo is achteraf te zien wat er is opgehaald en wie erom vroeg.
Op een eigen server
Het model draait op een eigen server in Nederland. De inhoud van jullie projecten gaat niet naar een Amerikaanse modelaanbieder en wordt nergens voor training gebruikt.
Vragen over Wrike en IntraGPT
Kan ik Wrike koppelen aan ChatGPT?
ChatGPT heeft geen verbinding met Wrike en kan dus niet in jullie mappen kijken. Je kunt gegevens overtypen of exporteren, maar dan is het antwoord een momentopname en gaat projectinformatie naar een publieke dienst. IntraGPT kijkt live mee binnen de mappen die jullie aanwijzen, met toegang die jullie beheerder geeft.
Werkt IntraGPT met Wrike?
Ja. Wrike staat in de catalogus met koppelingen van IntraGPT en is bij klanten in gebruik. De assistent kan mappen en projecten doorzoeken, taken opvragen en, als je dat toestaat, een taak vastleggen in een map.
Kan de assistent een bestaande taak wijzigen?
Nee, en dat zeggen we er liever eerlijk bij. Hij kan mappen en projecten doorzoeken, taken opvragen en een nieuwe taak vastleggen, maar een bestaande taak aanpassen zit er niet in. Een status veranderen of een datum verzetten doet de verantwoordelijke dus gewoon in Wrike zelf. Dat past ook bij hoe er in grotere organisaties met projectwerk wordt omgegaan: wijzigen hoort bij de persoon die het werk draagt.
Wat is het verschil tussen een map en een project in onze omgeving?
In Wrike kun je werk ordenen in mappen en dat werk een projectkarakter geven met een eigenaar, een periode en een status. Voor de assistent maakt dat onderscheid weinig uit: hij zoekt op de naam die jullie gebruiken en haalt de taken op die eronder hangen. Bij het inrichten leggen we vast welke mappen als project worden gebruikt, zodat een vraag over een traject in de juiste hoek uitkomt.
Werkt het als meerdere afdelingen in dezelfde omgeving werken?
Ja, en dat is juist de reden om het per map af te bakenen. Je kiest welke mappen en projecten binnen bereik vallen, en de rest blijft buiten beeld, ook als iemand er expliciet naar vraagt. Zo kan een assistent voor de buitendienst niet in een traject van HR of van de directie kijken, terwijl beide afdelingen wel in hetzelfde Wrike werken.
Blijft onze mappenstructuur ongemoeid?
Ja. De assistent maakt geen mappen of projecten aan, hernoemt niets en verplaatst niets. Hij werkt binnen de indeling die jullie hebben gemaakt. Het enige dat hij kan toevoegen is een taak in een bestaande map, en dat alleen als je het vraagt en het toestaat.
Wat kost een Wrike-koppeling?
Het koppelen zit in het traject dat we samen doorlopen. Wat het werk bepaalt is hoeveel mappen en projecten er binnen bereik komen, hoeveel afdelingen er in dezelfde omgeving werken en of de assistent ook taken mag vastleggen.
Hoe lang duurt het inrichten?
De verbinding leggen kost weinig tijd. Het uitzoeken welke mappen binnen bereik moeten vallen duurt in een grotere organisatie meestal langer, omdat er afstemming nodig is met de afdelingen die in dezelfde omgeving werken. Reken op een paar gesprekken en daarna een korte proefperiode.